Når det er bedre å vite enn å tro

Kunnskap om organisasjonens data er viktig. Metadata kan meget vel være det verktøyet du leter etter for å holde styr på dine. Korrekte metadata er en verdifull kilde til klarhet for hele virksomheten. Av den grunn burde ikke metadata bare være ”noe” IT-avdelingen sysler med.

Ukontrollert generering
– Bedrifter sliter med at hjulet må finnes opp om og om igjen fordi brukerne ikke kjenner til eksisterende ressurser eller klarer å gjenfinne dem. Å ha orden på metadata er en virksomhetskritisk businessutfordring som gir konkurransefortrinn, sier Lars Fredrik Høimyr Edvardsen, en mann med doktorgradutdannelse i Automatisk Metadata Generering (AMG) fra NTNU i Trondheim, i dag ansatt som systemkonsulent i Intelcom.

Dessverre er det lav bevissthet rundt bruk av dette formidable verktøyet i norske virksomheter og blant programvareleverandører. I den grad det benyttes er metadata gjerne sporadisk, manuelt ført eller laget av applikasjoner med lite fokus på problematikken, slik som MS Word eller Excel.

– Det skapes stor usikkerhet rundt informasjonsinnholdet når samme dokument er registrert med fem ulike titler. Metadata må være av høy kvalitet for å gi et korrekt bilde av informasjonsinnholdet.

Ett språk, en sannhet
Forretningsbegreper, begrepsapparater og bedriftsterminologi bør være en av flere rettesnorer når prioriteringer settes. Dessverre viser det seg ifølge Edvardsen at disse ofte varierer, ikke bare fra bedrift til bedrift, men også mellom avdelinger og enkeltpersoner.

– Hva betyr et ”Salg” i bedriftsdatabasen til salgsavdelingen? Betyr dette det samme som ”Salg” hos økonomiavdelingen? Bruk av metadata handler om å bidra med støtteinformasjon for at data skal kunne forstås på den tiltenkte måten, sier Edvardsen.

Analyserer sammenheng
AMG benytter dataalgoritmer for å analysere datakilder og konteksten rundt dem for å lage ressursbeskrivelser. Ifølge Edvardsen handler det om å oppnå høykvalitets, standardiserte ressursbeskrivelser uten bruk av menneskelige ressurser.

– Kunsten er å lage algoritmer som forstår bedriftens dokumenter, og hvorledes disse brukes, så godt at sluttbrukere ikke trenger å tenke på metadata, men kun høster godene av deres nærvær, avslutter Edvardsen.

Tekst av Morten Iversen
Artikkelen ble første gang publisert i Dagens Næringslivs bilag om Informasjonshåndtering i september 2008.